Cum rezolvă o birou fără hârtie dilema gestionării fișierelor?

Să vorbim mai întâi despre cum este durerea de cap tradițională: cabinetul de fișiere este plin și este nevoie de mult timp pentru a găsi un contract; Documentele importante sunt ușor pierdute sau deteriorate; Departamentele trec documentele precum jocul „trece coletul”. Aceste probleme pot fi rezolvate eficient deSistem de birou fără hârtie.

1. Depunerea electronică înlocuiește acumularea de hârtie

Cel mai direct beneficiu al biroului fără hârtie este de a face fișierele „online”. Toate documentele sunt scanate în versiuni electronice și stocate în sistem, sprijinind mai multe formate precum PDF și Word. De exemplu, sistemul de gestionare a contractului companiei noastre trebuie să introducă acum numărul contractului pentru a prelua dosarul complet în 3 secunde și nu este necesar să se scurgă prin dulapuri.

2. Căutare inteligentă și poziționare rapidă

Cel mai mare avantaj al fișierelor electronice este că pot fi căutate. Funcția de căutare a textului complet încorporată poate căuta după cuvinte cheie, date, autori și alte dimensiuni. Săptămâna trecută, departamentul de finanțe a căutat o formă de rambursare în urmă cu trei ani. A fost nevoie de mult timp pentru a trece prin fișiere, dar acum apare după ce a intrat „Cheltuieli de călătorie în 2022”.

3. Controlul versiunii pentru a evita confuzia

Cel mai temut lucru despre documentele pe hârtie este că acestea sunt revizuite în mod constant și nimeni nu știe cine are cea mai recentă versiune. Sistemul de documente electronice va salva automat versiunile istorice și va stabili permisiuni de modificare. Propunerea noastră de planificare a departamentului de marketing a fost acum revizuită la versiunea 15, iar sistemul înregistrează clar care a făcut fiecare revizuire și când.

4. Biroul mobil sparge limitările de spațiu

Cu un sistem fără hârtie, telefoanele mobile pot accesa și fișiere în orice moment. Ultima dată, șeful meu a cerut o ofertă la aeroport și m -am conectat la sistem direct pe telefonul meu mobil pentru a -l trimite, ceea ce a fost mai rapid decât livrarea expres. Pot gestiona toate fișierele cu o tabletă când călătoresc și pot împacheta jumătate la fel de mult în valiza mea.

5. Backup sigur pentru a preveni pierderea

Fișierele importante sunt reacționate automat până la cloud după scanare, deci nu este nevoie să vă faceți griji, chiar dacă computerul se descompune. Am întâlnit o tragedie în care biroul a fost inundat și toate fișierele de hârtie s -au pierdut. Acum, fișierele electronice au triplă copii de rezervă, care sunt mult mai sigure.

6. Biroul Verde reduce costurile

Să facem câteva calcule: hârtia A4 costă 20 de yuani pe pachet, iar compania folosește 100 de pachete pe lună, care este de 24.000 de yuani pe an. Consumabilele de imprimantă, dulapurile de depunere și spațiul camerei de arhivă sunt toate costurile. După ce a făcutSistem de birou fără hârtie, aceste cheltuieli pot fi reduse cu cel puțin 70%, ceea ce este, de asemenea, ecologic.

În calitate de producător și furnizor profesionist, oferim produse de înaltă calitate. Dacă sunteți interesat de produsele noastre sau aveți întrebări, vă rugăm să nu ezitațicontactaţi-ne.